[Overview]
•행사명 : Veeva Commercial Summit 2025
•일시 : 2025년 9월 9일(화) 9:30 ~ 16:30
•장소 : 콘래드 호텔 5F, 파크 볼룸
•참석자 : 약 300명
[Challenge & Solution]
• 높은 참석률로 발생할 수 있는 이슈 사전 대비
→ 점심 식사 장소 분리 운영에 따른 동선 혼란을 방지하기 위한 충분한 스태프 배치
→ 참석자가 본인의 식사 장소를 직관적으로 확인할 수 있도록 체크인 순서에 따라 네임택에 넘버링이 표시되는 네오QR 시스템 개발
• 네오QR 기반 사전 설정 고객(VIP) 관리
→ 사전에 설정된 특정 고객이 행사장 도착 후 QR 체크인 시, 담당자에게 즉시 별도 알림이 전달되도록 시스템 개발
• 2인 발표 세션 발표자 동선 관리
→ 발표자 2인이 참여하되, 진행 방식이 상이한 구조로 운영되는 세션 존재
: 파트 분담형 세션) 첫 번째 발표 종료 후, 해당 발표자는 스태프 안내에 따라 별도 대기 공간으로 이동 후 신호에 맞춰 재등단
: 동시 발표형 세션) 무대 좌측에 여분 포디엄을 배치하여 각 발표자가 개별 포디엄에서 동시에 발표 진행
• 발표자 라이브 데모 시연 관리
→ 10가지 이상의 데모 장비를 연결해 각 발표자의 타이밍에 맞춰 라이브 데모 시연 필요
→ 사전/당일 리허설을 통해 시스템팀 & 발표자와의 조율 후, 발표 순서에 맞춰 데모 장비 세팅 및 라이브 운영
• 세션 진행 중 실시간 질의응답 기회 제공
→ 네오QR을 통해 접속 가능한 실시간 질문 게시판을 구축하고, 각 세션 종료 시 질문을 화면에 송출하여 현장 질의응답 진행
• 행사 콘셉트 기반 네트워킹·휴식 공간 구성
→ 호텔 기본 집기 대신 Veeva Asset Color를 키 포인트로 활용한 가구 및 소품을 배치하여 캐주얼하고 조화로운 공간 구성
• 협소한 공간 내 효율적 & 차별화된 이벤트 운영
→ 별도 공간 조성 없이, 게임 운영자가 직접 참가자에게 다가가 친근감을 높이고 참여율을 극대화하는 이벤트 운영
→ 브랜딩이 적용된 180도 Moving Photo Zone을 연출해 현장 사진 인화 및 Short-form 영상 공유를 통해 색다른 참여 경험 제공
[Impact]
• 네오QR을 적극 활용해 등록 / VIP 푸시 알림 / 세션별 Q&A까지 단계별 운영 프로세스를 구축하고 행사 전 과정에서 편의 제공
• 협소한 공간 안에서 인터랙티브 데모존 및 네트워킹 프로그램을 안정적으로 병행 운영하며 현장을 효율적으로 관리함
• 설문 참여자 188명 중 불만족 응답자 0명으로, 전반적으로 만족스러웠다는 평가를 받음
[Overview]
•행사명 : Veeva Commercial Summit 2025
•일시 : 2025년 9월 9일(화) 9:30 ~ 16:30
•장소 : 콘래드 호텔 5F, 파크 볼룸
•참석자 : 약 300명
[Challenge & Solution]
• 높은 참석률로 발생할 수 있는 이슈 사전 대비
→ 점심 식사 장소 분리 운영에 따른 동선 혼란을 방지하기 위한 충분한 스태프 배치
→ 참석자가 본인의 식사 장소를 직관적으로 확인할 수 있도록 체크인 순서에 따라 네임택에 넘버링이 표시되는 네오QR 시스템 개발
• 네오QR 기반 사전 설정 고객(VIP) 관리
→ 사전에 설정된 특정 고객이 행사장 도착 후 QR 체크인 시, 담당자에게 즉시 별도 알림이 전달되도록 시스템 개발
• 2인 발표 세션 발표자 동선 관리
→ 발표자 2인이 참여하되, 진행 방식이 상이한 구조로 운영되는 세션 존재
: 파트 분담형 세션) 첫 번째 발표 종료 후, 해당 발표자는 스태프 안내에 따라 별도 대기 공간으로 이동 후 신호에 맞춰 재등단
: 동시 발표형 세션) 무대 좌측에 여분 포디엄을 배치하여 각 발표자가 개별 포디엄에서 동시에 발표 진행
• 발표자 라이브 데모 시연 관리
→ 10가지 이상의 데모 장비를 연결해 각 발표자의 타이밍에 맞춰 라이브 데모 시연 필요
→ 사전/당일 리허설을 통해 시스템팀 & 발표자와의 조율 후, 발표 순서에 맞춰 데모 장비 세팅 및 라이브 운영
• 세션 진행 중 실시간 질의응답 기회 제공
→ 네오QR을 통해 접속 가능한 실시간 질문 게시판을 구축하고, 각 세션 종료 시 질문을 화면에 송출하여 현장 질의응답 진행
• 행사 콘셉트 기반 네트워킹·휴식 공간 구성
→ 호텔 기본 집기 대신 Veeva Asset Color를 키 포인트로 활용한 가구 및 소품을 배치하여 캐주얼하고 조화로운 공간 구성
• 협소한 공간 내 효율적 & 차별화된 이벤트 운영
→ 별도 공간 조성 없이, 게임 운영자가 직접 참가자에게 다가가 친근감을 높이고 참여율을 극대화하는 이벤트 운영
→ 브랜딩이 적용된 180도 Moving Photo Zone을 연출해 현장 사진 인화 및 Short-form 영상 공유를 통해 색다른 참여 경험 제공
[Impact]
• 네오QR을 적극 활용해 등록 / VIP 푸시 알림 / 세션별 Q&A까지 단계별 운영 프로세스를 구축하고 행사 전 과정에서 편의 제공
• 협소한 공간 안에서 인터랙티브 데모존 및 네트워킹 프로그램을 안정적으로 병행 운영하며 현장을 효율적으로 관리함
• 설문 참여자 188명 중 불만족 응답자 0명으로, 전반적으로 만족스러웠다는 평가를 받음