[Overview]

• Title : Max Summit 2024
• Date : 2024년 6월 26일(수) ~ 27일(목) 09:40 ~ 18:00
• Venue : 그랜드인터컨티넨탈 호텔 5F 그랜드볼룸

[Challenge]

• 웰컴킷 중복 제공 방지

> 양일 간 진행되는 행사이나 웰컴킷은 1인 당 1개만 제공

>  중복제공 방지를 위한 시스템 구축 필요

• 부스 실시간 트래킹

> 부스 참여자를 실시간으로 트래킹 하고 스탬프 이벤트 페이지와 연동하여 이벤트 진행 필요

• 좁은 대기 공간 속 고객 동선 안내

> 각 세션 사이의 쉬는시간(10분) 동안 이동하는 고객 대기 안내 및 로비의 부스 참여 유도 필요

• 10주년을 맞아 기존과는 다른 모습 필요

> 10주년을 맞이해 규모감을 키운 만큼 새로운 시스템 도입 필요

• 다양한 세션 중 이벤트 진행

> 공모전 최종PT, 어워즈 , 발표 중 패널토의로 형태 변경 등 세션 중 진행되는 실시간 이벤트 대응 필요

[Solution]

• 일어날 수 있는 경우의 수 확인하여 관리자페이지 개발

: 참여 이력이 있는 사람이 출석하는 경우 참여 일시와 함께 자동 팝업 띄움

: 고객 정보 중 ‘비고’ 정보를 인쇄 화면에서 볼 수 있게 하여 1일권, 양일권 구분을 두어 고객 안내

: 경우의 수를 대비하여 등록대 스탭 교육 진행

• 네오QR을 통한 체크인, 트래킹, 이벤트 All in one 시스템 활용

: 체크인부터 부스 트래킹까지 고객 개인에게 부여된 네오 QR 코드 스캔으로 진행

: 고객 네임택에 QR 코드를 노출시켜 트래킹 쉽도록 디자인

• 인원 분산 아이디어

: 먼저 종료된 세션장에서 나오는 고객들에게 부스 이벤트 참여 안내 및 이동 유도

: 세션장 앞 줄 서 있는 고객과 나오는 고객 충돌 방지를 위해 퇴장 먼저 유도 후 입장 안내

• 커진 규모에 맞는 다양한 제작물과 다수의 인원 배치

: 10개의 기둥에 10년 동안 진행한 주제로 제작물 배치 + 대형 현수막을 여러 곳에 설치하여 규모감 있게 진행

: 18명이 넘는 스탭 배치로 고객 문의 및 불편 사항에 빠르게 대응

: 2일차에 진행하는 조찬, 디너 행사 지원

• 아나운서 출신 MC 섭외

: 아나운서 출신의 MC 섭외하여 전문성 높임

[Impact]

1.  양일 합하여 1,400명  이상 참석하여, 성황리에 행사 종료

2.  부스 방문 고객 트래킹 및 방문자 정보 제공으로 부스 참여 업체들에게 이점 제공

3. 네오 QR을 체크인 이외에도 이벤트, 트래킹 등 다양한 시스템과 연동하여 원활한 운영 진행

4.  부스와 연계한 스탬프 이벤트로 고객 분산 및 부스 참여 유도 (총 3,149명 참여)